Rejestracja i check-in – pierwszy kontakt z uczestnikiem eventu

Profesjonalna obsługa uczestników eventu to nie tylko sprawna logistyka, lecz także dbałość o każdy etap ich doświadczenia – od pierwszego kliknięcia w formularzu rejestracji aż po moment opuszczenia imprezy. Sprawnie działający system rejestracji imprezy minimalizuje kolejki i pozwala uczestnikom skupić się na wartości merytorycznej. Na terenie wydarzenia dobrze oznakowany punkt informacyjny eventu pomaga odnaleźć drogę do sal wykładowych czy strefy gastronomicznej. Dla gości spoza miasta zapewnienie dedykowanych hoteli i transferów to wyraz dbałości o ich komfort. Jednocześnie nie można zapominać o kluczowych procedurach związanych z bezpieczeństwem uczestników eventu – od ochrony przy wejściu po punkt pierwszej pomocy. Na koniec drobne pamiątki i upominki zostawiają pozytywne wrażenie i zwiększają szanse na powrót w przyszłości.

Zacznij od wdrożenia intuicyjnego formularza rejestracji imprezy z automatycznym potwierdzeniem mailowym zawierającym kod QR. Upewnij się, że system umożliwia edycję danych i zakup dodatkowych usług (np. biletu na after party). Na terenie obiektu zaaranżuj przestronny punkt informacyjny eventu, wyraźnie oznakowany grafiką eventu. Zatrudnij hostessy, które oprócz udzielania informacji, będą rozdawać materiały drukowane – mapkę obiektu, harmonogram i listę prelegentów z dokładnymi godzinami.

Dla uczestników przyjezdnych przygotuj listę partnerskich hoteli z możliwością rezerwacji grupowej oraz zorganizuj shuttle bus z lotniska/do hotelu i odwrotnie. Udostępnij im linki do map Google z zaznaczonymi trasami – zarówno pieszymi, jak i komunikacją miejską. Zaplanuj również strefę parkingową dla osób przyjeżdżających samochodem: poinformuj ich o konieczności rezerwacji miejsca online i o dostępnych miejscach dla aut elektrycznych czy osób z niepełnosprawnością.

Kluczowym elementem jest wdrożenie procedur związanych z bezpieczeństwem uczestników eventu. Podpisz umowę z licencjonowaną agencją ochrony, która będzie pilnować wejść i newralgicznych punktów imprezy. Upewnij się, że każda sala ma wywieszone instrukcje ewakuacyjne, a w obiekcie jest punkt pierwszej pomocy z ratownikiem medycznym. Przeprowadź krótką odprawę z ochroną i personelem, przedstawiając plan ewakuacji i numer telefonu alarmowego.

Warto zakończyć wydarzenie miłym akcentem – przygotuj pamiątki i upominki, np. eleganckie certyfikaty dla uczestników warsztatów czy torebki powitalne z gadżetami od sponsorów. Zorganizuj „strefę po evencie”, w której każdy będzie mógł odebrać swój upominek i zrobić pamiątkowe zdjęcie przy ściance z logotypami. Dzięki temu uczestnicy opuszczą wydarzenie z poczuciem, że byli naprawdę zaopiekowani.

Kompleksowa obsługa uczestników eventu zaczyna się od sprawnej rejestracji imprezy, przez widoczny punkt informacyjny eventu, aż po troskę o bezpieczeństwo uczestników eventu i drobne gesty w postaci pamiątek i upominków. Dodaj do tego koordynację noclegów i transferów dla gości spoza miasta, a także czytelne oznakowanie obiektu i zatrudnienie hostess pomagających w poruszaniu się po salach. Dzięki przemyślanej strategii uczestnicy poczują się zaopiekowani na każdym etapie – od wjazdu na parking po ostatnie słowa organizatora – co zwiększy ich satysfakcję oraz chęć powrotu na kolejne edycje.